טיפים לתכנון אירוע משפחתי מוצלח

בפעם הבאה שיצא לכם להשתתף באירוע משפחתי, בין אם זו חתונה, בר מצווה או ברית, הסתכלו סביבכם. המפיות פרושות בתצוגת מניפה מושלמת על השולחנות? מישהו בילה את כל הבוקר שלפני ופרש כל מפית עם שורש כף ידו. ראיתם את כרטיס ההושבה כששמכם מתנוסס עליו? מישהו בילה חודשים ועדכן בדקדקנות את רשימת השמות והכין את כרטיסי ההושבה לפי אלפבית, בלילה שלפני האירוע.
תכנון אירוע זה אמנם לא מדע גרעיני, אבל דורש ארגון דקדקני ותשומת לב מתמדת לפרטים. אם הכול ילך כשורה וללא תקלה, בדרך כלל לא נשים לב לתכנון, אבל אם משהו ישתבש, זו תהיה הצגה פומבית של כישלון.
גם אם האירוע יסתיים בשלום, אבל לאחר מעשה יתברר שהדודה היקרה והאהובה כלל לא צולמה במהלך החגיגה – אז בין אם הזמנתם צלם לברית, לבר מצווה או לחתונה, שום דבר לא יוכל לבטל את מפח הנפש ואת הזיכרונות שקיוויתם לאסוף בעזרת תמונות מרגשות מהאירוע המשפחתי שלכם.
הנה כמה טיפים שיעזרו לכם לנהל את תהליך התכנון והביצוע של האירוע – גדול או אינטימי:
1. להתחיל מוקדם: אין דבר כזה "יש לי המון זמן לתכנן את האירוע". לאירועים בקנה מידה גדול כדאי להתחיל לתכנן אפילו שנה מראש. לאירועים קטנים יותר, חודש, חודשיים יספיקו. נסו לסיים את החתימה על החוזים הגדולים (מיקום וספקים) הכי מוקדם שאפשר.
 
 

 
 
2. צרו מסמך תכנון מוקדם: התחילו ב"יום הביצוע" וצרו רשימה מפורטת לאחור של כל משימה שצריכה להתרחש, ולכל משימה קבעו תאריך יעד וחבר צוות אחראי. ייתכן וכמה מתאריכי היעד ישתנו, אבל מסמך זה ישמש את צוות המארגנים כנקודת התייחסות, כל אחד יסמן בו "בוצע" כשהמשימות שלו יושלמו.
 
3. משא ומתן עם הספקים: הכול נתון למשא ומתן – אפילו כשאומרים לכם שלא. לפני השיחה עם הספק ערכו רשימה של כל מה שאתם צריכים ממנו, קבעו את התקציב שלכם, ואז הגישו לו הצעה נמוכה בכ-10%-5%. תמיד יש עלויות בלתי צפויות (טיפים, מסים, אורחים נוספים שלא נלקחו בחשבון), לכן השאירו גם מרחב תמרון. עברו על הצעת הספק וסמנו את החלקים שלדעתכם תומחרו גבוה מדי. הספקים פועלים בשוק תחרותי מאוד ולרוב יסכימו לתת לכם הנחה כדי לקבל את העבודה.
 
4. הפרד ומשול: הקצו לכל חבר בצוות הארגון תחום אחריות משלו. אם לכל אחד יש בעלות על חלק אחד של הפאזל (כרטיסי הושבה, קייטרינג, צלם), יש סיכוי שפחות פרטים ייפלו בין הכיסאות וחברי הצוות ירגישו יותר מעורבים.
 
5. צרו "תנ"ך" של האירוע: אתם יכולים לתכנן במשך חודשים רבים אבל יום לפני האירוע יהיה תמיד קדחתני מאוד. אספו בתוך קלסר אחד את כל החוזים עם הספקים, עותקים נוספים של התוכנית ורשימה של אנשי הקשר.
 
6. צרו תכנית חלופית לכול דבר: מישהו יאחר, מישהו לא יגיע כלל ומשהו בטח מאוד מאוד ישתבש. צפו מראש את ההיבטים שהם בעלי ההשפעה הגדולה ביותר על האירוע וצרו להם תכנית גיבוי.
 
7. בקשו מהספק לראות תמונות: צילומים הם הדרך הטובה ביותר להמחיש הצלחה של אירוע. צילומים בדרך כלל מעניקים לכם רשימה מוחשית של הדגשים ספציפיים (צילום של האולם מלא, או של המיתוג וכו').